Política de tratamiento de la información

1. Quién responde por sus datos

Responsable del tratamiento: [razón social pendiente], NIT [pendiente], con domicilio en Medellín, Colombia. Dirección física: [pendiente].

Canal de atención de habeas data: datos@authordesign.com.co. Es el único canal por el que se atienden consultas y reclamos sobre datos personales, y toda solicitud recibida ahí queda registrada con su fecha.

2. Una distinción que decide todo lo demás

Author Design es un sistema que los estudios de arquitectura usan para operar su negocio. Eso significa que hay dos clases de datos dentro del sistema y que nuestro papel es distinto en cada una:

Si usted es cliente de un estudio y quiere ejercer sus derechos sobre los datos que ese estudio cargó, el responsable es el estudio: escríbale a él. Si nos escribe a nosotros, le trasladamos la solicitud al estudio y le avisamos a usted a quién se la pasamos.

3. Qué datos se tratan

Del equipo del estudio

Nombre, correo, cargo, foto de perfil, biografía, rol dentro del sistema, documento de identidad cuando el estudio lo registra, imagen de la firma cuando la persona la dibuja para firmar documentos, e identificador de Telegram si conecta ese canal de avisos.

De los clientes y prospectos del estudio

Nombre, correo, teléfono, empresa, número de identificación tributaria, idioma de preferencia, notas comerciales, valor estimado del negocio y, cuando el prospecto llega por un formulario web o por publicidad, el origen de la campaña.

De quienes acceden por un enlace de portal

Correo, nombre visible y cargo de los clientes, constructores, desarrolladores, inversionistas y firmas colaboradoras a quienes el estudio da acceso a un proyecto.

De la cuadrilla de obra

Nombre, documento de identidad, rol en la obra, asistencia y los soportes de cumplimiento que el estudio registre, que pueden incluir afiliación a riesgos laborales. Parte de esta información puede considerarse dato sensible bajo el artículo 5 de la Ley 1581: el estudio es responsable de obtener la autorización expresa de cada trabajador antes de cargarla, y el sistema la trata de forma restringida (no se muestra en el portal del desarrollador ni en el del inversionista).

Firma electrónica de documentos

Cuando alguien firma un acuerdo desde el enlace que le envía el estudio, se conserva la imagen de la firma que dibujó, la dirección IP desde la que firmó, el navegador que usó y el momento exacto, junto con una huella criptográfica del documento firmado. Esa evidencia existe para poder demostrar después qué se firmó y cuándo, y por eso no se puede borrar mientras el contrato tenga efectos (ver el punto 7).

Contenido que el estudio sube

Documentos, planos, fotografías de obra (que pueden mostrar personas identificables), notas de voz, grabaciones de reportes de obra, mensajes de los portales y, si conecta WhatsApp, las conversaciones de ese canal.

Datos técnicos

Registros de acceso, dirección IP y errores del sistema. Los errores se guardan agrupados y sin el contenido de la petición: solo la ruta, el tipo de fallo y a qué estudio le ocurrió.

4. Para qué se usan

• Prestar el servicio contratado: proyectos, tareas, documentos, portales, contratos y finanzas.
• Autenticar a las personas y decidir qué puede ver cada una.
• Generar borradores, resúmenes y propuestas con inteligencia artificial, siempre para que una persona del estudio los revise y apruebe.
• Enviar avisos operativos por correo, notificación del navegador o Telegram.
• Cobrar la suscripción y emitir sus soportes.
• Detectar y corregir fallos, y proteger el sistema frente a abusos.
• Cumplir obligaciones legales y contables.

Lo que no hacemos: no vendemos datos personales, no los cedemos a terceros con fines publicitarios, no los usamos para publicidad dirigida, y no entrenamos modelos de inteligencia artificial con el contenido de los estudios.

5. Con quién se comparten

Para operar, el sistema se apoya en proveedores que actúan como encargados y que están obligados por contrato a tratar los datos solo según nuestras instrucciones. Varios están fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y en la Unión Europea, lo que implica una transferencia internacional que se ampara en la autorización que usted otorga al aceptar esta política y en las cláusulas contractuales suscritas con cada uno.

También compartimos datos cuando una autoridad competente los requiere por un canal legal, y en ese caso se lo informamos al estudio salvo que la ley nos lo prohíba.

6. Sus derechos, y cómo ejercerlos

Como titular de datos personales usted puede:

• Conocer qué datos suyos se tratan y de dónde salieron.
• Actualizar y rectificar los que estén incompletos o equivocados.
• Solicitar prueba de la autorización que dio, salvo cuando la ley no la exige.
• Revocar la autorización y pedir la supresión, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de haber agotado el trámite con nosotros.
• Acceder gratuitamente a sus datos.

Cómo: escribiendo a datos@authordesign.com.co con su nombre, el dato de contacto por el que quiere recibir respuesta y qué pide. Las consultas se atienden en un máximo de diez días hábiles y los reclamos en quince días hábiles, prorrogables por ocho más cuando haga falta, avisándole antes.

Si usted administra un estudio, no necesita escribirnos: en Ajustes → Tus datos puede descargar en cualquier momento un archivo con toda la información de su estudio, y borrarla por completo. El borrado es inmediato y no se deshace.

7. Cuánto tiempo se conservan

Cuando un estudio borra su cuenta, la información desaparece de los sistemas activos de inmediato. Puede seguir existiendo en copias de respaldo hasta que expire el plazo de la tabla, y esas copias no se consultan salvo para recuperar un desastre.

Los accesos que el estudio dio a sus clientes. Mientras la cuenta exista, los enlaces de portal siguen abriendo aunque el estudio haya cancelado o esté en mora: el cliente final no tiene por qué quedarse sin ver su obra por un problema de pago entre nosotros y su arquitecto. Se cierran cuando el estudio borra su cuenta, y entonces se cierran todos a la vez.

8. Cómo se protegen

• Cada estudio está aislado de los demás a nivel de base de datos, no solo por la aplicación.
• Las credenciales que el estudio guarda (llaves de inteligencia artificial, accesos a integraciones) se cifran con AES-256-GCM y nunca se muestran completas de vuelta.
• Todo el tráfico va cifrado en tránsito.
• El acceso está segmentado por rol, y los enlaces de portal solo abren lo que el estudio autorizó para ese destinatario.
• Los archivos que llegan de fuera se validan antes de procesarlos.

Ningún sistema es infalible. Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, se lo informamos al estudio afectado y reportamos a la Superintendencia de Industria y Comercio en los términos que exige la norma.

9. Menores de edad

El servicio está dirigido a empresas y no se ofrece a menores de edad. No recogemos datos de menores a sabiendas. Si detectamos que se cargaron, se suprimen.

10. Cambios a esta política

Si cambia de forma sustancial, se lo avisamos por correo al administrador de cada estudio con al menos quince días de antelación y publicamos aquí la nueva versión con su fecha de vigencia.